Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.
Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля.
Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.
Преимущества автоматизации
Автоматизация деятельности гостиницы позволяет:
- обеспечить четкую и слаженную работу всего персонала;
- собирать всю информацию о деятельности отеля в одном месте;
- бронировать и оплачивать номера любым удобным для гостей способом;
- вносить изменения в стоимость номера как на сайте отеля, так и на всех интегрированных с PMS площадках бронирования;
- ускорять процесс заселения гостей;
- оптимизировать управление номерным фондом;
- формировать уведомления о постановке гостей на миграционный учет в гостинице.
Функции систем автоматизации
Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:
- «Портье». С его помощью происходят регистрация и размещение постояльцев. Информация отображается на интерактивном плане номерного фонда (шахматке).
- «Бронирование». Здесь можно проверить наличие свободных номеров на требуемый период и предварительно забронировать их.
- «Горничная». В этом модуле планируется график дежурств/уборки номеров и формируется список работ (сменить полотенца и постельное белье, положить в ванную новые наборы туалетной косметики, пополнить мини-бар и т.д.)
- «Администрирование». Здесь можно настроить программный продукт, внести изменения в прайс, курс валют.
- «Бухгалтерия». Данный модуль собирает и передает информацию в бухгалтерскую программу.
Взаимодействие с внешними системами
Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг.
К внешним системам относятся:
- онлайн-бронирование — гости могут самостоятельно выбрать и заказать номер;
- энергосбережение — оборудование предназначено для хранения ключа-карты, включения электроэнергии и климат-контроля в номерах;
- контроль доступа на территорию — электронные замки офлайнового и онлайнового типов;
- фискальные регистраторы — необходимы для проведения любых финансовых операций кредитными и дебетовыми картами или наличными деньгами;
- платное телевидение — услуга позволяет гостям смотреть ТВ-программы без рекламы;
- автоматизация работы баров и отелей — отвечает за прием и передачу заказов, учет запасов и контроль за товарами, обеспечивая защиту от недобропорядочных работников.