Документ, независимо от его принадлежности, с момента своего появления активно участвует в делопроизводстве туристической фирмы, закрепляет внутренние и внешние отношения фирмы с клиентами, посредниками и т.п., несет в себе информацию и служит письменным подтверждением в спорах, судах и т.д. По истечении срока документация не используется в работе, но нужна для исследовательских работ, для решения спорных вопросов, при проверках. Поэтому такая документация требует хранения.
Положения о требованиях к хранению документов закреплены законодательством Российской Федерации. Как таковых, ограничений и запретов, где именно хранить свои архивы, Федеральным законом «Об архивном деле» не предусмотрено. Организация уполномочена решать такие вопросы самостоятельно.
В зависимости от структуры и масштабов деятельности, туристическая компания может создать личное архивное подразделение или воспользоваться услугами специализированных архивных организаций. Порядок работы самостоятельного подразделения архива должен осуществляться в соответствии с «Положением об архиве организации», где отражены такие пункты, как общие тезисы работы такого архива, его основные задачи и функции, его права и обязанности, состав документов, находящихся на хранении, ответственность физических лиц, руководящих самостоятельным архивом компании. Чтобы осуществлять хранение документов в туристической компании в самостоятельном архиве, нужно, чтобы компания имела отдельное помещение, предназначенное и оборудованное для хранения документации. Для такого архива требуется создать и содержать на балансе соответствующую структуру, т.е. работников, производящих в архиве необходимые работы, ведущих учет документов и несущих за них ответственность.
Поскольку деловые бумаги, находящиеся в архиве, периодически требуются в работе, следует создать «Регламент выдачи документов из архива», в соответствии с которым по заявлениям сотрудников или запросам других лиц или организаций, выдаются документы. Выдача документов проходит регистрацию в «Книге выдачи дел». Сотрудники архива должны работать в соответствии с должностными инструкциями, определяющими их полномочия. Помещение должно быть оборудовано необходимыми техническими средствами, обеспечивающими необходимый режим хранения, в соответствии с нормативами ГОСТа 7.50-2002.
Как видно, самостоятельное архивное подразделение довольно накладно, его могут позволить себе только крупные туристические компании, имеющие большой масштаб работы и тщательно следящие за утечкой какой бы-то ни было информации. Большинству же турфирм гораздо выгоднее пользоваться услугами специализированных организаций, которые, к тому же, кроме самого хранения документов, могут предложить ряд сопутствующих услуг. Сотрудники таких архивов высококвалифицированные, они помогут упорядочить накопившиеся за длительное время документы, подошьют, переплетут, в общем, приведут документацию в надлежащий вид. Как правило, хранение документов в специализированных архивах надежно, риск утечки информации или утраты документов минимальный.