В сфере туризма документация подразделяется на организационно-правовую, нормативно-методическую (инструкции, положения, уставы и т.д.) и распорядительную. Сюда же относится документация, имеющая оперативное назначение регулирующая взаимоотношения туристов с компанией и документация, совершенствующая систему документационного обеспечения, которая призвана разрабатывать дальнейшую стратегию обеспечения документов и ее оптимизацию. Как таковая, номенклатура дел для туристической компании и представляет собой упорядоченный перечень документации, заводимой в соответствии с нормативами, с указанием времени хранения документом. Номенклатура дел – это документ, который систематизирует и классифицирует имеющуюся на фирме документацию, а так же служит своеобразным справочником по этой документации. Если в организации номенклатура дел не велась, или велась не тщательно, даже квалифицированный специалист не в состоянии упорядочить накопившиеся бумаги.
Работа номенклатуры дел направлена на рассортировку выполненных документов в дела, систематизацию уже сформированных дел, закрепление за делами индексов и кодов, а так же определение периода хранения документов. На основе документа «Номенклатура дел» составляется опись документации временного и постоянного хранения, составляются акты на уничтожение дел, так же «Номенклатура» используется для составления картотеки всей документации.
«Номенклатура дел» делится на три вида – примерная, индивидуальная и типовая. Типовая номенклатура является нормативным документом, определяющим состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа деятельности. Примерная устанавливает, соответственно, примерный состав всех имеющихся дел организаций, которые она контролирует, с указанием индексов дел. Она имеет рекомендательный характер. Индивидуальная номенклатура относится к конкретной организации и представляет собой упорядоченный перечень заголовков конкретных дел, которые предположительно будут заведены предположительно в делопроизводстве компании с указанием предположительной даты и сроков хранения. Для индивидуальной номенклатуры установлен специальный порядок ведения. Разработка такого документа систематизирования дел на предстоящий год составляется в последнем триместре текущего года с тем, чтобы в декабре-январе документ был уже введен в делопроизводство.
Составляется номенклатура в соответствии с уставом предприятия, его структуры, штатного расписания, исходя из анализа прошлогодней номенклатуры, сроков хранения документации. Так же учитываются регистрационные формы, типовые и иные перечни документации и т.п. В номенклатуру заносятся все документы, включая электронные, справочно-регистрационные картотеки и базы данных, аналитические документы и проч. В номенклатуру не входят только печатные издания и технические документы.
По окончанию календарного года, используя номенклатуры дел составляется итоговый документ, показывающий количество заведенных дел различных сроков хранения.