Крупные туристические компании, как и многие мелкие турфирмы считают, что лучше хранить все бумаги, накопившиеся за время деятельности компании, даже те, которые по сроку хранения не имеют ценности. Но по мере накопления, документация требует все большие площади для ее содержания, что не оправдывается затраченными на хранение средствами. Поэтому уничтожение документов в туристической компании периодически должно производиться. Следует только при этом руководствоваться нормативами, по которым выявляются подлежащие уничтожению бумаги, а так же правильно оформлять такую процедуру и знать, кто ее должен выполнять.
Сроки хранения бывают долговременные – более 10 лет, временные определяются 10-тью годами включительно и ценные документы хранятся постоянно. Государственные архивы берут на хранение бумаги на срок хранения не более 5-ти лет, это, как правило, касается бухгалтерии, страхования и т.п. Информация с остальными сроками хранения остается в личных архивах компании или отдаются в ведомственные или специализированные архивы, которые по истечении оговоренного срока самостоятельно проводят утилизацию. Самовольное уничтожение бумаг без составления соответствующих актов категорически запрещено. Должна соблюдаться полная конфиденциальность, вся информация на носителях, подлежащих уничтожению или копии таковых должны утилизироваться одновременно с оригиналом. По факту уничтожения оформляется акт, его подтверждающий, где указывается дата утилизации и подпись исполнителя.
В России сроки хранения устанавливает Федеральная архивная служба для всех организаций любых форм собственности общие. Но туристические компании, равно как некоторые организации других видов деятельности, имеют документы, отражающие ее специфику и отдельные функции. Сроки хранения таких бумаг определяются отдельными нормативами и по желанию компании могут быть продлены, уменьшать же их компания права не имеет.
Утилизация бумаг проводится разными способами. Некоторые из них могут быть переданы в упакованном виде в пункты, собирающие вторсырье или на бумагоперерабатывающие предприятия. Приемосдатчик в таком случае оформляет накладную, данные которой заносятся в акт утилизации. Существуют организации, специализирующиеся на внеофисном хранении дел. Они уничтожают документы путем шредирования конфиденциальным или стандартным способом. Эти способы различает лишь степень секретности, т.е. измельчение бумаги в разной степени. Утилизация фиксируется в базе данных и дальнейшее ведение истории документа прекращается.
Для уничтожения документов в компании после подготовки их к утилизации, создается экспертная комиссия, которая провидит экспертизу ценности документов, сроков их действия. Такая комиссия назначается приказом руководителя компании, и она уполномочена решать дальнейшую судьбу документации.