Любая фирма, организация, а в данном случае, туристическая фирма, начинается с документа, на протяжении всей деятельности фирмы бумаги накапливаются, и прекращается деятельность организации так же бумагой. Сейчас многие документы хранятся в электронном виде, что удобно и компактно. И все же есть некоторая документация, которая по тем или иным причинам, ведется на бумаге. Кроме того, могли остаться старые сведения, которые были составлены еще до всеобщей компьютеризации. Такие бумаги не требуются в работе, но могут понадобиться в разных ситуациях. Чтобы такая макулатура не накапливалась в офисе, ее можно сдать в архив. Для этого нужно провести предварительную работу с носителем информации.
Для начала нужно произвести отбор всех неиспользуемых бумаг. Такой отбор вообще лучше производить регулярно, особенно в турфирме. Все неиспользуемые деловые бумаги нужно подшить и подшивкам нужно сделать переплет документов для туристической компании, который должен соответствовать каждой отдельно взятой подшивке, в зависимости от ее предназначения. От того, насколько правильно выполнен переплет подшивки, зависит и упорядоченный документооборот организации, и порядок при хранении, и оптимизация поиска, и удобство при необходимой работе с архивными документами.
Переплет документов фирма может выполнить как самостоятельно, так и воспользоваться услугами специализированных организаций. Некоторые из этих организаций могут выполнить переплетные работы непосредственно на территории самой туристической компании, что значительно сокращает риск возможной утраты документов. Такие организации могут предложить услугу по проведению предархивной работы. Такая работа включает опись переплетных блоков, нумерацию листов, оформление обложки. Ко всему прочему организация проставляет архивные шифры и штампы, составляет заверительный лист и т.п. Как правило, подобные организации выполняют свою работу во внерабочее время сотрудников туристической компании, чтобы не мешать их работе.
Переплет для хранения разного рода бумаг туристической фирмы осуществляется с применением различных методик. Преимущественным является классический архивный метод, который предотвращает нарушение стандартов и норм архивного делопроизводства, все дела упорядочены и значительно уменьшаются в объеме, твердый переплет открывает простой доступ к информации, работе с ней, а так же бумаги копируются без повреждений благодаря твердой обложке. Классический архивный метод достаточно трудоемкий, он осуществляется вручную. В зависимости от формата, вручную делается до 4-х проколов и корешок дополнительно проклеивается.
Жесткая обложка и обработанный корешок не только упрощает работу с документами, но и придает документации опрятный внешний вид, что делает работу с документами приятной. Благодаря переплету, бумаги тур фирмы выглядит лучше, служат и хранятся дольше.